Qu’est-ce que la subrogation de salaire ?

La subrogation de salaire consiste pour l’employeur à percevoir directement les indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS) pour le compte du salarié et à lui verser l’intégralité de la rémunération due, incluant le complément de maintien de salaire.

L’employeur se fait ensuite rembourser le montant correspondant aux IJSS par la CPAM.

Ce mécanisme présente les avantages suivants :

• pour l’employeur, il simplifie la gestion administrative et comptable en centralisant les flux financiers ;
• pour le salarié, il assure un versement continu de l’indemnisation, évitant tout écart ou délai entre les IJSS et le complément employeur.

La subrogation peut être mise en œuvre quel que soit le type d’arrêt de travail, qu’il relève du droit commun ou d’un accident du travail et maladie professionnelle (AT-MP). C’est une option pour l’employeur qui peut être demandée pour la durée totale de l’arrêt ou pour une durée inférieure.

Cette subrogation est dite « de droit » lorsqu’elle remplit les conditions suivantes :

• le contrat de travail (ou la convention collective) prévoit que l’employeur doit maintenir le salaire en intégralité ou en partie au salarié pendant l’arrêt de travail ;
• le maintien partiel de salaire reste supérieur ou égal aux indemnités versées par la Sécurité sociale au salarié.

Dans ces cas, l’accord du salarié n’est pas requis. Lorsque la subrogation n’est pas de droit, l’accord du salarié est nécessaire. Celui-ci peut être formalisé dans le contrat de travail, prévu par la convention collective ou recueilli directement lors de l’établissement de l’attestation de salaire.

Comment demander la subrogation de salaire ?

La subrogation doit être demandée par l’employeur au moment de la déclaration de l’arrêt de travail.

En pratique, cette demande est réalisée :

• soit via la Déclaration sociale nominative (DSN), dans les 5 jours suivant le signalement de l’arrêt de travail via le portail net-entreprises.fr ;
• soit, à défaut, lors de l’établissement de l’attestation de salaire transmise à l’Assurance Maladie.

Dans tous les cas, l’employeur doit renseigner la rubrique relative à la subrogation (« Subrogation » ou « Demande de subrogation en cas de maintien de salaire ») et indiquer qu’il souhaite percevoir directement les IJSS.

Un relevé d’identité bancaire (RIB) doit également être fourni lors de la première demande afin de permettre le versement des indemnités sur le compte de l’entreprise.

La déclaration en DSN : une étape clé

Pour les entreprises utilisant la DSN, la subrogation est demandée directement lors du signalement de l’arrêt de travail.

Plusieurs informations doivent être renseignées avec précision :

• le motif de l’arrêt (maladie, accident du travail, maladie professionnelle, etc.) ;
• la date du dernier jour travaillé ;
• la date de début et la date prévisionnelle de fin de l’arrêt ;
• l’option de subrogation (oui/non) ;
• les dates de début et de fin de subrogation ;
• les coordonnées bancaires de l’employeur (IBAN et BIC).

La qualité des données transmises est déterminante pour garantir le bon traitement du dossier. En effet, même si une erreur de subrogation se corrige toujours, elle peut générer des régularisations complexes. Une déclaration initiale rigoureuse reste la meilleure prévention.

Comment déterminer la date de fin de subrogation ?

La date de fin de subrogation correspond à la date à laquelle l’employeur cesse de percevoir les IJSS pour le compte du salarié.

En pratique, cette date coïncide avec la fin du maintien de salaire, qu’il soit total ou partiel.

Elle doit être définie en amont, en tenant compte :

• des dispositions légales ;
• de la convention collective applicable ;
• le cas échéant, des accords d’entreprise plus favorables.

Il est important de ne pas confondre la date de fin de l’arrêt de travail (fixée par le médecin) et la date de fin de subrogation, qui dépend du maintien de salaire.

La subrogation prend fin dès lors que l’employeur cesse de verser un complément de rémunération. Elle s’interrompt notamment :

• lors de la reprise du travail du salarié ;
• à l’issue de la période de maintien de salaire prévue (dans ce cas le salarié perçoit directement les IJSS de la CPAM) ;
• plus rarement, en cas de renonciation formelle du salarié lorsque son accord était requis.

Reprise anticipée : quelles obligations pour l’employeur ?

Lorsqu’un salarié reprend son activité avant la date prévue, sur présentation d’un certificat médical, l’employeur doit en informer la CPAM dans les meilleurs délais.

Cette information permet d’interrompre le versement des indemnités journalières.

À défaut ou en cas de retard, les sommes versées à tort pourront être réclamées à l’employeur. Ce dernier s’expose également à d’éventuelles pénalités financières.

La déclaration peut être réalisée via la DSN ou, le cas échéant, par tout autre canal utilisé pour la gestion de l’arrêt de travail (via le portail net-entreprises.fr ou l’attestation de salaire papier).

Prolongation de l’arrêt : quelles démarches ?

En cas de prolongation de l’arrêt de travail, les modalités diffèrent selon l’organisation de l’entreprise :

• en DSN, aucune nouvelle déclaration n’est nécessaire si la période maximale de subrogation a été correctement renseignée dès l’origine ;
• hors DSN, une nouvelle attestation de salaire peut être exigée lorsque l’arrêt se prolonge au-delà de 6 mois ;

Une mise à jour rigoureuse permet d’éviter toute interruption dans le versement des indemnités et de sécuriser la gestion du dossier.